はじめに
ビジネスの世界で成功を収めるためには、継続的な自己改善と生産性の向上が不可欠です。本記事では、デール・ドーテンの著書「仕事は楽しいかね？」で紹介されている、3つのリストを用いた自己革新の手法について詳しく解説します。
この手法で使用する3つのリストとは以下の通りです：
- ミスリスト：仕事で起こしたミスを記録し、分析するためのリスト
- 問題点リスト：業務上の課題や改善点を洗い出すためのリスト
- 業務全体リスト：現在担当しているすべての業務タスクを網羅的に記録するリスト
これら3つのリストを活用することで、日々の業務効率を上げ、潜在的なビジネスチャンスを見逃さない習慣を身につけることができます。
なぜ3つのリストが効果的なのか
私たちは日々の仕事に追われ、自分の行動や周囲の状況を客観的に見る機会を失いがちです。3つのリストを作成し、定期的に更新・確認することで、以下のような効果が期待できます：
- 自己認識の向上
- 問題点の早期発見と対策
- 業務の全体像の把握
- 新しいアイデアの創出
それでは、具体的な3つのリストの作成方法と活用法を見ていきましょう。
1. ミスリストの作成と活用
作成方法
- 仕事で起こしたミスを、発生順に箇条書きで記録します。
- 各ミスについて、以下の情報を含めます：
- 発生日時
- ミスの内容
- 推定される原因
- 取った対策（または取るべき対策）
活用のポイント
- 一度記録したミスは二度と書かないようにします。これにより、同じミスを繰り返さない意識が高まります。
- 定期的（例：週1回）にリストを見直し、ミスの傾向や対策の効果を分析します。
- ミスを減らすための具体的な行動計画を立てます。
2. 問題点リストの作成と活用
作成方法
- 業務上で感じている問題点や改善が必要な事項を列挙します。
- 各問題点について、以下の情報を記録します：
- 問題の概要
- 影響の大きさ（小・中・大）
- 解決の緊急度
- 考えられる解決策
活用のポイント
- 問題点を書き出すことで、漠然とした不安や不満を具体化します。
- 優先順位をつけて、重要度の高い問題から取り組みます。
- 定期的に新しい問題点を追加し、解決済みの項目は削除します。
- チームで共有し、集団的な問題解決を促進することも効果的です。
3. 業務全体リストの作成と活用
作成方法
- 現在担当しているすべての業務タスクを列挙します。
- 各タスクについて、以下の情報を含めます：
- タスクの名称
- 目的
- 期限（ある場合）
- 予想所要時間
- 関連する人や部署
活用のポイント
- このリストを作成することで、自分の業務の全体像を把握できます。
- タスクの優先順位付けや時間管理に活用します。
- 定期的に見直し、不要になったタスクは削除し、新しいタスクを追加します。
- タスク間の関連性を見出し、効率的な業務の流れを考案します。
3つのリストを最大限に活用するコツ
定期的な更新: 少なくとも週1回はリストを更新し、常に最新の状態を保ちます。
可視化: リストをデジタルツールで管理するか、紙に書いて目につく場所に掲示します。
振り返りの習慣化: 毎日10分程度、リストを見直す時間を設けます。
行動への転換: リストから得た洞察を具体的な行動計画に落とし込みます。
チームでの共有: 適切な範囲で同僚と共有し、集団的な改善を促進します。
まとめ
3つのリストを活用した自己革新の手法は、シンプルながら非常に効果的です。日々の小さな気づきや改善を積み重ねることで、長期的には大きな成長と生産性の向上につながります。今日から、この方法を実践し、自身のキャリアと業務効率の向上に役立ててみてはいかがでしょうか。
継続は力なり。最初は完璧を目指さず、できるところから始めることが重要です。時間とともにリストの質と活用効果は向上していくでしょう。あなたの仕事人生が、より充実したものになることを願っています。
